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Le versement est l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a constituées (appelé service versant) au service d’archives compétent pour les recevoir.

« Lors du transfert de documents dans un dépôt d’archives relevant de la direction des Archives de France, il est établi un bordereau descriptif par les soins du service d’origine des documents qui effectue le versement » (Décret 79-1037 du 3 décembre 1979 art. 18).

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Procédure de versement

Un bordereau de versement est établi par le service versant. Il doit impérativement être envoyé par mail aux Archives départementales pour vérification avant d’effectuer le versement (nous contacter). Une fois validé par les Archives, il doit être leur être adressé en trois exemplaires originaux signés par le chef de service.

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Dès réception des bordereaux de versement signés, la date effective du versement est fixée en commun accord entre le service versant et les Archives départementales. Le transport des documents aux Archives départementales est à la charge du service versant.

Après la prise en charge du versement, un exemplaire du bordereau signé est retourné au service versant pour conservation définitive.

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Rédaction du bordereau de versement

Elle doit être précise et comporte six éléments de description.

  • Identification du service versant (intitulé sans sigles, nom et coordonnées téléphoniques de l’agent responsable du versement, nombre d’articles versés).
  • Quantité d’archives versées (métrage, nombre de boîtes ou volume approximatif)
  • Numéro d’ordre de chacun des articles (un article correspond à 1 boîte).
  • Description du contenu des articles (description courte et précise : objet, action, nature des pièces). Pensez à développer les sigles.
  • Dates extrêmes des articles (date du document le plus ancien et du document le plus récent contenus dans le dossier).
  • Signature et cachet du responsable du service versant.

Pour savoir quels documents peuvent être versés, consulter la rubrique « textes applicables ».

Préparation matérielle du versement

Renseignements sur les versements :

M. Romain Le Gendre, directeur adjont ;
M. Maurice Giry (réception des versements).

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Tél. 05 55 50 97 60 (standard)Homme Cuir Gris Guess Montre W0659g3 WD9EIYH2

ou via notre formulaire de contact

Bordereau de versement (Word)

Bordereau de versement (PDF)


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